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Dal caos delle tabelle al controllo completo: perché passare da Excel a un software su misura nella gestione delle ore a commessa

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    mailemtiproduction2
  • 2 giorni fa
  • Tempo di lettura: 3 min


Quando un’azienda si trova a dover tracciare il tempo impiegato dai propri collaboratori su progetti o commesse, spesso la prima soluzione che viene adottata è un foglio Excel.

Si tratta di uno strumento familiare, apparentemente semplice e immediato.

Tuttavia, con il crescere delle esigenze organizzative, delle dimensioni del team e della complessità dei progetti, Excel mostra rapidamente i suoi limiti.

A quel punto, molti iniziano a guardare verso soluzioni più strutturate, come un software custom.

Il confronto tra queste due soluzioni mette in evidenza non solo una differenza tecnologica, ma un vero e proprio salto di paradigma nella gestione del lavoro.


Perché Excel non basta più


Dal punto di vista dell’accessibilità e dell’automazione, Excel richiede sempre un intervento manuale.

L’utente deve aprire il file, localizzarlo (spesso in versioni differenti sparse tra mail, cartelle locali o cloud), e inserire i dati con attenzione.

Ogni calcolo, ogni somma o media, deve essere impostata a mano, oppure affidata a macro o formule che spesso diventano complesse e fragili.

Inoltre:

  • La tracciabilità delle modifiche è assente

  • La gestione delle versioni è caotica

  • L’affidabilità dei dati è compromessa



I vantaggi di un software personalizzato

Un software custom, al contrario, offre:

  • Accesso centralizzato e sicuro

  • Inserimento dati semplice e controllato

  • Validazione in tempo reale

  • Dashboard con indicatori sempre aggiornati

  • Tracciamento delle modifiche e responsabilità degli utenti

  • Report automatici e programmabili


    Questo significa maggiore efficienza, sicurezza e controllo nella gestione ore per commessa.




Il passaggio ad un software personalizzato: una storia vera di efficienza e visibilità


Per anni un nostro Cliente ha gestito la rilevazione delle ore lavorate tramite un foglio Excel condiviso.

All’apparenza, la soluzione sembrava funzionare. Ma con l’aumento delle commesse, dei clienti e del personale, sono emerse tutte le criticità:

  • Dati disallineati causati da modifiche simultanee

  • Ore mancanti che falsavano i consuntivi

  • Tempi lunghi per ottenere report affidabili


    La svolta è arrivata con l’adozione di un software personalizzato per la gestione delle ore su commessa. Il nuovo sistema ha permesso:


  • Inserimento dati via browser o app

  • Allegati e note tecniche integrate

  • Dashboard in tempo reale per la direzione

  • Controllo dettagliato su margini, carichi di lavoro e avanzamento progetti




Più visibilità, più efficienza

Con il nuovo software:

  • I responsabili progetto verificano in tempo reale l’avanzamento

  • La direzione ha una visione chiara di ogni commessa

  • I collaboratori hanno meno carico amministrativo

  • I dati sono aggregati, filtrabili e sempre accessibili

    IL nostro Cliente ha potuto ottimizzare la distribuzione del lavoro, riducendo le ore straordinarie e migliorando la gestione risorse.


    Quando passare da Excel a un software dedicato?


    Ecco alcune domande che potrebbero aiutarvi a capirlo:

  • Quante ore perdiamo per sistemare dati incompleti o errati?

  • Sappiamo esattamente quanto tempo dedichiamo a ogni commessa?

  • I nostri report sono pronti in tempo per prendere decisioni?

  • Le nostre risorse sono assegnate in modo ottimale?


    Se avete dubbi su queste risposte, forse è il momento di cambiare.




Conclusione: un investimento che si ripaga

Excel è uno strumento potente, ma non progettato per gestire processi aziendali critici in ambienti complessi. Un software su misura per la gestione delle ore lavorate permette di governare i dati, e non subirli. Significa trasformare l’operatività quotidiana in un processo fluido, controllabile, e orientato al miglioramento continuo.


E se cercate un partner per digitalizzare i vostri processi, scriveteci a commerciale@innoversrl.it: saremo felici di ascoltare le vostre esigenze, analizzare i vostri flussi di lavoro e proporre soluzioni semplici, concrete e su misura per la vostra azienda.



 
 
 

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